Pillole per la gestione del tempo: I ladroni del tempo

I “ladroni del tempo” sono tutte quelle situazioni che, senza che ce ne rendiamo conto, ci “rubano” più tempo del dovuto. Spesso questi ladroni non hanno tanto a che fare con gli altri, quanto con il nostro modo di gestire gli altri.

Il telefono

La regola che sta alla base della gestione del tempo è sempre raggruppare e semplificare. Come possiamo applicare questa regola al telefono? Trasformando tutte le chiamate in entrata in chiamate in uscita.Un tipico ladro di tempo è appunto il telefono. Ecco allora alcuni consigli per gestire al meglio questo strumento.

Quello che ognuno di noi è abituato a fare è rispondere ad ogni singola telefonata in qualunque momento, indipendentemente da ciò che stiamo facendo. In questo modo però interrompiamo ogni volta il nostro picco di concentrazione e a fine chiamata dobbiamo riprendere il filo di ciò che stavamo facendo, allungandone così i tempi di realizzazione. Sarebbe invece buona norma stabilire, nel limite del possibile, delle finestre orarie nell’arco della giornata (ad esempio a metà e fine mattinata e a metà e fine pomeriggio) che dedichiamo a fare le chiamate in uscita e a richiamare chi ci ha cercato. In questo modo riprendiamo il controllo sul nostro ambiente: il telefono non controlla i nostri ritmi di lavoro ma siamo noi a decidere quando utilizzarlo.

Per poter attuare questa strategia, è necessario porre dei filtri tra noi e le persone che ci cercano: attivare la segreteria telefonica o un centralino, silenziare il telefono (già solo il fatto che squilli ci distrae e rompe la concentrazione) o magari organizzare dei turni con i colleghi per rispondere alle reciproche telefonate.

Se proprio non possiamo fare a meno di rispondere, generiamo fin da subito la cornice temporale entro cui il nostro interlocutore si deve muovere (“devo entrare in riunione, ho solo 10n minuti”) in modo da guidarlo e poter chiudere la chiamata senza risultare maleducati.

Buona prassi per le chiamate in uscita è scriversi prima su un foglio quali sono l’obiettivo e i punti da smarcare. Anche nelle chiamate in entrata è sempre bene guidare il nostro interlocutore con domande circostanziate (“come ti posso aiutare?” “per quando ne hai bisogno?”) in modo da portarlo direttamente al punto.

Se poi consideriamo che spesso interagiamo sempre con le stesse persone, possiamo essere trasparenti con loro e concordare delle “fasce di attenzione personalizzata”, ovvero quelle finestre nell’arco della giornata dove siamo disponibili a rispondere alle loro chiamate e dedicargli attenzione.

Con questi piccoli accorgimenti potremo quindi riuscire a tenere a bada il primo ladro di tempo.

Le email

Altro tipico ladrone del tempo sono le email. Se gestissimo meglio questo canale di comunicazione potremmo risparmiare e far risparmiare un sacco di tempo. Anche in questo caso la regola è sempre raggruppare e semplificare.

Come per il telefono, non è il caso di interrompere la nostra attività ogni volta che arriva una email ma, anche in questo caso, sarebbe meglio concentrare l’attività di posta elettronica in specifici momenti della giornata, in modo da evitare la trappola del multitasking e delle continue interruzioni che spezzano la concentrazione.

La cosa fondamentale è resistere alla tentazione di mischiare tutte queste attività in quanto è stato ampiamente dimostrato che il nostro cervello non reagisce bene alla modalità multitasking.In questo modo la nostra giornata lavorativa sarà scandita da momenti dedicati alle attività “core”, ovvero quelle più strategiche e che richiedono maggiore concentrazione, che si andranno ad alternare ai momenti dedicati alle chiamate, che possono essere sfruttati per riposare gli occhi dal PC e sgranchirsi le gambe, e ai momenti di lavoro al PC su attività che richiedono minor concentrazione, come rispondere alle email.

Se si vuole sfruttare al meglio il proprio tempo, è necessario ridurre al minimo le distrazioni, ad esempio chiudendo il programma di posta elettronica fuori dagli spazi ad essa dedicati, togliendo le notifiche di ricezione delle nuove email, disattivando pop up e anteprime.

Altrettanto importante è l’utilizzo corretto di questo canale di comunicazione. Consideriamo sempre il fattore emotivo: l’email può risultare un canale un po’ asettico, se dobbiamo trattare tematiche sensibili, che possono generare tensioni o fraintendimenti, meglio optare per una chiamata o affrontare il tema vis-a-vis.

I messaggi email devono essere chiari: una comunicazione efficace comprende un messaggio, che spiega qual è la problematica, e una call to action (chiamata all’azione) che esplicita cosa ci aspettiamo dal nostro interlocutore rispetto alla problematica espressa nel messaggio. A questo proposito può essere utile seguire il modello di redazione dei messaggi chiamato Modello MADE:

Messaggio: riassumere il messaggio in 2 o 3 frasi al massimo

Azione: specificare l’azione richiesta all’interlocutore o che verrà svolta dal mittente

Dettagli: Cosa? Quando? Dove? Chi? Come?

Elementi aggiuntivi: eventuali esempi o documenti di vario tipo che si vanno ad allegare alla email

Allo stesso modo, se non ci risulta chiara una email ricevuta, non capiamo cosa ci si aspetta da noi, nel rispondere guidiamo il mittente con poche domande dirette orientate a chiarire il messaggio e la call to action della email.

Anche l’oggetto è importante, deve essere chiaro ed efficace e contenere i seguenti punti fondamentali:

• Deadline
• Progetto a cui si riferisce
• Argomento della email
• Azione richiesta (es. leggere, per info, consiglio, approvazione, ecc…)

I riceventi devono essere solo le persone realmente interessate: mettiamo in copia sempre solo chi è davvero necessario e, allo stesso modo, chiediamo di essere messi in copia solo nelle email in cui siamo necessari.

Manteniamo pulita la nostra casella di posta: è buona regola non avere mai più di 30 messaggi nella cartella di posta in arrivo, questa è una cartella di passaggio, non un “parcheggio”. Per aiutarci potremmo processare le email con il sistema DANF:

Delete à email che possono essere eliminate senza nessuna azione da parte nostra

Act Now à email che possono essere processate immediatamente in quanto non richiedono più di 3-4 minuti

File for later à email che richiedono una maggiore attenzione e che dovremo archiviare in una cartella ad hoc per lavorarle in seguito

Possiamo organizzare le cartelle di archiviazione in base al criterio a noi più consono (per progetto, per cliente, per ordine cronologico), l’importante è non averne troppe. Indicativamente, l’optimum è la regola del 7, ovvero non creare più di 7 cartelle di archiviazione e, per ognuna di esse, non creare più di 7 sotto cartelle.

Ed infine, processiamo le email secondo il criterio FIFO (first in, first out): la prima email ad arrivare è anche la prima ad essere letta e non viceversa.

Spazio fisico e digitale

Nel 1980 il British Institute of Management dichiarava che, in media, una manager spende 3 minuti al giorno a “cercare cose” sulla sua scrivania. Questo si traduce in un costo di 6.000 sterline all’anno. Ecco un altro di quei costi occulti di cui abbiamo parlato nel primo articolo di questa serie sulla gestione del tempo.

Per ottimizzare il nostro tempo dobbiamo anche ottimizzare gli spazi che ci circondano.

Una cassettiera può aiutare a tenere la scrivania sgombra ma anche questa non deve essere intesa come luogo di archiviazione permanente. È una sorta di “parcheggio” temporaneo per il materiale su cui stiamo ancora lavorando, progetti ancora aperti che stiamo portando avanti. Una volta che un lavoro è chiuso, tutta la documentazione andrà archiviata dentro a raccoglitori su mensole, armadi o altri spazi dedicati.Partiamo dallo spazio fisico: la scrivania deve essere pulita, piana e libera. Sopra ci deve essere solo il necessario all’attività che stiamo svolgendo in quel momento. La scrivania non è uno spazio di archiviazione ma uno spazio di lavoro. Una scrivania sgombra ed ordinata aiuta la concentrazione eliminando le fonti di distrazione.

Anche lo spazio digitale deve essere pulito e organizzato quanto quello fisico. Niente notifiche o icone inutili sul desktop del PC, cartelle ben organizzate (possiamo utilizzare una struttura simile a quella della posta elettronica.

Davanti ad ogni documento domandiamoci cosa ne dobbiamo fare:

• Processarlo
• Rimandarlo
• Inoltrarlo
• Archiviarlo
• Buttarlo

Non teniamo mai i documenti in stand by per un tempo indefinito.

Quando possibile, teniamo sempre aperto un programma alla volta, una sola finestra internet alla volta.

Negli Stati Uniti, alcune aziende hanno lanciato una singolare sfida: un venerdì al mese attuano la “single tasking challenge”. L’obiettivo è quello di far capire alle persone che il multitasking non è un buon metodo di lavoro: proprio come per un PC o uno smartphone quando ci sono troppi programmi in uso, la memoria si sovraccarica, tutto rallenta e consuma più energia. La stessa cosa succede a noi quando cerchiamo di occuparci di troppe cose allo stesso tempo, aumenta lo stress e diminuisce la produttività.

Dopo aver imparato a neutralizzare i ladri di tempo, nella prossima pillola vedremo come ottenere i migliori risultati dalle riunioni.