Secondo uno studio condotto su 500 dirigenti, il 25% di questi dichiara di trascorrere in riunione in media ben 11 ore a settimana.
Le riunioni stanno alla base del lavoro in team ma proprio per questo è indispensabile ottimizzarle. Per far sì che una riunione sia efficace e non ci “rubi” tempo prezioso, è importante che venga organizzata e gestita con metodo.
PRIMA DELLA RIUNIONE
Quando si convoca una riunione è importante chiarire subito qual è l’obiettivo per cui la si convoca. A tale scopo, un buon ordine del giorno conterrà:
- Nome del convocante
- Nome dei partecipanti
- Data della riunione
- Temi da trattare durante la riunione, in che ordine e quanto tempo verrà dedicato ad ognuno di essi
- Obiettivo della riunione
- Se necessario, allegati con ulteriori informazioni utili per la riunione
Altrettanto importante è la preparazione logistica, ovvero individuare una sala riunioni e verificare che sia presente tutta la strumentazione necessaria (ad esempio lavagna, pennarelli, proiettore e quant’altro).
L’agenda della riunione deve essere composta da non più di 6 punti. Per ogni punto è necessario specificare tema, durata e responsabile dell’esposizione. La pianificazione dell’agenda va fatta mettendo per primi i temi più importanti e urgenti e quelli che richiedono maggior concentrazione. Ai temi urgenti ma non prioritari dovrà essere assegnato un minor tempo di trattazione rispetto a quelli più importanti.
È buona prassi tenere per la chiusura della riunione un tema positivo che coinvolga tutti i partecipanti mentre bisognerebbe evitare di monopolizzare il tempo con temi extra e trattarli solo nel caso in cui emerga qualcosa di realmente importante ed urgente.
La preparazione del meeting è molto importante: se si vuole ottenere il massimo risultato da una riunione non bisogna improvvisare.
DURANTE LA RIUNIONE
È bene che in ogni riunione ci sia un facilitatore. Il suo compito è quello di stimolare la discussione e il confronto delle idee, mantenere il focus sull’obiettivo, motivare e fare in modo che si crei un ambiente di fiducia e cooperazione. È cura del facilitatore fare in modo che tutti partecipino, interpretando sia i silenzi passivi che quelli ostili, limitando coloro che tendono a parlare troppo o ad intervenire in modo eccessivo.
Un altro compito del facilitatore è quello di anticipare e gestire eventuali situazioni difficili che possono andare a crearsi, quali ad esempio:
- Perdita di concentrazione dei partecipanti: pone domande e interagisce per risollevare il livello di energia della riunione
- Commenti astratti, generici o fuori luogo: guida la discussione con domande mirate, riporta il focus sull’obiettivo e controlla i tempi delle varie tematiche
- Situazioni conflittuali: è compito del facilitatore prevedere e disinnescare i conflitti con rapidità e organizzare la sequenza dei posti a sedere in modo strategico mettendo vicine le persone più conflittive e sedendo vicino a sé coloro che tendono ad essere più polemici nei suoi confronti
- Momenti di impasse: prevede esercizi creativi e domande aperte e, non ultime, delle pause strategiche
- Perdita di controllo della riunione: se il meeting va fuori controllo è bene fare una pausa e riportare il focus sull’obiettivo e sulle regole della discussione
DOPO LA RIUNIONE
Dopo la riunione, il facilitatore dovrebbe redigere la minuta dell’incontro e inviarla a tutti i partecipanti al fine di riassumere gli accordi presi e i prossimi passi da seguire e chi dovrà fare cosa.
Una minuta ben fatta include:
- Data della riunione e tematiche trattate
- Nome dei partecipanti
- Nome del facilitatore
- Accordi presi e nomi dei responsabili
- Se disponibile, data del prossimo incontro
- Costo della riunione (considerando il costo orario medio del personale, il numero di persone coinvolte e la durata della riunione)
Per finire, una curiosità: secondo il metodo “Agile” bisognerebbe fare delle mini riunioni in piedi della durata massima di 15 minuti, senza l’utilizzo del proiettore ma solo con la lavagna. In questo modo il ritmo della riunione si mantiene spedito e si evitano tempi morti, divagazioni e altre perdite di tempo.