Pillole per la gestione del tempo: visite, imprevisti e interruzioni

Visite e imprevisti: gestire le “scimmie”

“Scimmia” è il nome che viene dato in gergo a quelle persone che, senza nessun preavviso, si presentano a cercare aiuto su tematiche neanche sempre inerenti al nostro ruolo lavorativo. Generalmente queste persone fanno perdere tempo e sovraccaricano gli altri con attività non essenziali o pertinenti al ruolo.

L’atteggiamento tipico della “scimmia” è quello di avvicinarsi all’improvviso allo spazio di lavoro della loro vittima, esordendo con l’innocente domanda “Scusa, avresti un minuto?”.

Ecco alcuni consigli per gestire questa tipologia di persone in modo da non farci rubare troppo tempo:

• Dobbiamo cercare di mantenere la popolazione di scimmie sempre inferiore alla quantità di tempo che possiamo dedicar loro. Bisogna imparare a dire di NO senza sensi di colpa e senza sentirsi in obbligo di doversi giustificare, anche perché le scimmie sono generalmente molto brave a smontare le nostre giustificazioni per farsi dire di sì
• Con le scimmie è importante evitare qualunque ambiguità e chiarire fin da subito se è possibile oppure no farsi carico della loro richiesta
• Le scimmie vanno ricevute solo su appuntamento: quando pongono la loro innocente domanda dobbiamo rispondere in modo deciso che al momento non possiamo dar loro retta e dargli un appuntamento. In questo modo non intaccheremo la nostra programmazione ed è anche molto probabile che nel frattempo la scimmia abbia già trovato una soluzione al suo problema e non abbia più bisogno di noi
• Mai affrontare una scimmia per email, sempre faccia a faccia o per telefono, in modo da evitare il generarsi di qualunque ambiguità
• Per ogni scimmia bisogna avere chiaro il livello di compromesso/impegno da parte nostra. Deve sempre essere chiaro “chi fa cosa” per evitare di trovarsi a dire di sì a qualcosa che si pensava semplice e che si rivela poi assorbire molto tempo

Le interruzioni

Diversi studi dimostrano che, per ritrovare la concentrazione su un compito serie dopo una interruzione, ci vogliono all’incirca 15 minuti. Uno studio apparso sul New York Times ha stimato che il 28% del tempo lavorativo viene speso in interruzioni e tempo di recupero.

Ci sono alcune domande che possiamo porci per analizzare e far fronte alle principali interruzioni:

• Qual è la sua origine? In generale, possiamo individuare quelle poche persone che generano la maggior parte delle interruzioni? Possiamo individuare dei modelli ripetitivi che contraddistinguono le nostre interruzioni?
• Le presto attenzione? Dovremmo evitare di reagire in modo incondizionato ogni volta che veniamo interrotti ma dovremmo di volta in volta valutare se vogliamo rispondere o meno all’interruzione.
• Come faccio se non posso evitarla? Se non possiamo evitare l’interruzione allora dobbiamo almeno cercare di minimizzarla, definendo una cornice temporale, mettendo in chiaro il tempo che possiamo dedicarle in qual momento e cercando, con domande mirate, di arrivare in fretta al quid della questione
• Come faccio nei momenti in cui ho tante interruzioni? È importante capire se ci sono fasce orarie in cui le interruzioni sono più frequenti e, nel caso, programmare la nostra agenda in modo da lasciare le attività più complesse al di fuori di questi orari
• Quando faccio le cose importanti? Come abbiamo già detto nelle precedenti “pillole” dedicate alla gestione del tempo, è importante ritagliarsi ogni giorno uno spazio avulso da qualsiasi interruzione da dedicare alle attività importanti

La chiave è l’ASSERTIVITÀ. Abbiamo tutto il diritto di rispondere “Adesso non posso”, bisogna imparare a difendere le proprie esigenze e il proprio tempo.

Riportiamo di seguito alcuni piccoli trucchi che possono aiutare a difendere i propri “momenti trincea”, quelli in cui non vogliamo essere disturbati.

• Gestire in piedi le conversazioni con coloro che vengono a interrompere: in questo modo impediremo all’interlocutore di sedersi e prendere il controllo del nostro spazio e sarà più facile sbarazzarcene
• Evitare il contatto visivo con il disturbatore: questo farà in modo che sia lui a prendersi la responsabilità di interrompere la nostra concentrazione. In molti desisteranno, a meno che l’argomento non valga veramente la pena
• Utilizzare un codice colori: può essere utile avere un codice di simboli o colori che identifichino chiaramente i momenti in cui non vogliamo essere disturbati
• Attenzione alla geografia dello spazio di lavoro: una scrivania posta su un luogo di passaggio o vicina ad una porta è sicuramente più soggetta alle interruzioni
• Il trucco della fotocopiatrice: se non riusciamo ad evitare che il nostro disturbatore si sieda alla nostra postazione, possiamo allontanarlo invitandolo ad accompagnarci alla fotocopiatrice o al distributore di acqua. In questo modo potremo trattare il tema durante il tragitto e salutare il disturbatore lontano dalla nostra scrivania prima di tornare al nostro lavoro.