Smart Working: alcuni semplici consigli per sfruttarlo al meglio

Cominciamo col precisare che Smart working (anche detto “Lavoro agile”) e Home working (o “Telelavoro”) non sono esattamente la stessa cosa e sono infatti regolamentati da leggi e decreti differenti.

Se il telelavoro ha più a che fare con lo svolgere un lavoro da casa ma secondo orari comunque prestabiliti e simili a quanto avverrebbe in un ufficio, il lavoro agile (Smart Working) abbatte qualsiasi genere di paletto sia in termini di luogo (sarà un mix di lavoro tanto nei locali aziendali quanto all’esterno, in casa ma non solo, potenzialmente ovunque) che di tempo (non vige più un orario rigido, ma sta al lavoratore gestire autonomamente il proprio carico di lavoro secondo le tempistiche che ritiene più opportune. Ciò che conta è il risultato e la performance finali.) .

Quindi nel telelavoro mi collego al mio PC alle 09.00 di mattina, svolgo il mio lavoro esattamente come se fossi in ufficio, con le stesse pause e termino la mia giornata lavorativa in contemporanea ai miei colleghi. Nello Smart working invece posso decidere di andare in palestra alle 08.00 e iniziare poi a lavorare alle 10, fare una pausa alle 16.00 per andare a fare la spesa e passare dal medico e poi riprendere a lavorare alle 18 per terminare alle 21.00…

Detto ciò, entrambe queste modalità di lavoro hanno in comune l’utilizzo della tecnologia e soprattutto una stessa filosofia di lavoro che si rifà ai vecchi precetti dei nonni: “la libertà sta nella disciplina”. Diventa cioè fondamentale da parte del lavoratore sapersi dare dei paletti molto ben definiti, stabilire in modo chiaro una pianificazione e, soprattutto, rispettarla in modo ferreo.

Entriamo più nello specifico del telelavoro (Home Working): quando parliamo di definire dei paletti ci riferiamo ad esempio al fatto di essere in grado di separare in modo inequivocabile il luogo e il tempo del lavoro da tutto il resto. È fondamentale in questo senso non lavorare nello stesso ambiente in cui si riposa (camera) o si mangia (cucina) o ci si rilassa (salotto). L’ideale è organizzare un luogo, una stanza o un angolo ben definito da adibire a studio, in modo tale che, anche mentalmente, il cervello faccia “click” e sappia che stiamo entrando in modalità lavoro e allo stesso tempo possa fare “de-click“, ovvero scollegarsi, da questa modalità lavoro nel momento in cui cambiamo spazio. In questo modo otteniamo un doppio vantaggio:

1. quando facciamo click riusciremo a concentrarci più velocemente e a focalizzarci con maggior efficacia
2. quando facciamo de-click riusciremo a rilassarci e a ricaricare le batterie senza portarci appresso lo stress e le problematiche del lavoro.

Potremmo definirla l’arte del saper definire gli spazi della quotidianità: in questo modo si riuscirà anche a vivere in modo più intenso il presente e a godersi di volta in volta ciò che si sta facendo.

Così quando cucineremo eviteremo di far bruciare il soffritto per rispondere ad una email, assaporeremo con calma e con più gusto la cena e quando staremo con i nostri figli in salotto, potremo dedicare loro il 100% del nostro tempo. Potremo rilassarci e godere di un buon libro senza il pensiero assillante di quella telefonata che dovremo fare domani e, quando finalmente saremo a letto, ci potremo addormentare serenamente senza dover fare la check list di tutte le cose che abbiamo in programma per l’indomani.

Questo concetto, che per alcuni può sembrare molto “zen“, ci porta a vivere al massimo il presente e allo stesso tempo a ottenere il massimo da qualsiasi attività si stia facendo, anche la più semplice ed umile (rituale del The giapponese).  Ma tutto questo è possibile, ribadiamo, se alla base c’è una grande disciplina personale!

Ecco quindi alcuni semplici consigli su come ottenere il massimo da una giornata di telelavoro:

1. Alzatevi allo stesso orario a cui vi alzereste se andaste in ufficio
2. Cambiatevi: non è necessario mettersi in giacca e cravatta ma evitate di restare in pigiama o in tuta
3. Se siete donne e siete abituate a truccarvi, fatelo anche quando lavorate da casa
4. Ricavatevi uno spazio appositamente riservato al lavoro, che sia off limits agli altri membri della famiglia, animali compresi
5. Arieggiate e ossigenate l’ambiente di lavoro prima di iniziare, aprite le finestre e fate entrare la luce
6. Riducete al massimo le fonti di distrazione
7. Non mangiate davanti al pc: prendetevi una pausa e cambiate ambiente
8. Programmate in anticipo le pause
9. Preparate in anticipo il vostro pranzo, come se doveste andare in ufficio, non mettevi a cucinare
10. Ricordatevi di alzarvi ogni 30 – 45 minuti per sgranchire le gambe e magari approfittare per fare quelle chiamate che nel frattempo si sono accumulate: sfruttate il momento delle telefonate per fare un po’ di esercizio e riposare la vista (c’è chi parla della legge 20-20-20: ogni 20 minuti distogliere lo sguardo dal pc e fissare per 20 secondi un punto a 20 piedi di distanza, circa 6 metri).
11. Curate l’ergonomia: l’arte di fare attenzione ai dettagli. Può sembrare una sciocchezza ma avere il giusto mouse o supporto lombare o pedana per i piedi o la giusta illuminazione rappresentano quei dettagli che, nello spazio di più ore di lavoro, possono fare una grande differenza. È fondamentale avere gli strumenti di lavoro adeguati: un gesto anche semplice e all’apparenza insignificante se ripetuto 100 o più volte al giorno finisce con produrre un impatto notevole.
12. Ogni mattina, o meglio ancora il giorno prima, fate una lista degli obiettivi della giornata e per che ora volete averli raggiunti. Vi aiuterà a rimanere focalizzati e a non abbassare il ritmo nei momenti di stanchezza.
13. Quando arriva l’ora di chiusura, chiudete! Essere disciplinati vuol dire anche questo: resistere alla tentazione di continuare a oltranza a lavorare o a sforare la giornata facendo anche sessioni serali o – peggio – notturne. Fatelo solo in casi di reali emergenze puntuali.

Il telelavoro rappresenta quindi un’occasione per migliorare le proprie capacità di autonomia, disciplina, capacità di concentrazione e di organizzazione personale. Vi sorprenderete di quanto potrà aumentare la produttività rispetto al lavoro in ufficio: chi sa lavorare efficacemente da casa dichiara con sorpresa di riuscire anche a triplicare i propri risultati in termini di performance.

Il lavoro agile può perciò rivelarsi un’enorme risorsa sia per le aziende che per i lavoratori. Ecco una panoramica della situazione in Italia in base agli studi dell’Osservatorio per lo Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano:

E per concludere, quelli che, sempre secondo l’Osservatorio per lo Smart Working, potrebbero essere i principali benefici del lavoro agile: