Uno degli obiettivi primari di ogni azienda è quello di raggiungere la massima produttività col minor sforzo possibile. Che si tratti di una piccola o una grande impresa, la realizzazione di questo obiettivo non sarebbe possibile in un ufficio disorganizzato, sia dal punto di vista lavorativo che strutturale.
Per questo vi proponiamo alcune utili idee per trasformare completamente la vostra azienda, rendendola invidiabile da un punto di vista organizzativo.
– Disporre dei mobili adatti. Che si tratti di mobili, sedie o armadi, il primo passo per rendere un ufficio efficiente è quello di arredarlo in modo funzionale e facile da tenere in ordine.
– Posizionare i mobili in modo intelligente. Il secondo passo verso l’efficienza è la disposizione dei mobili da ufficio seguendo un ordine logico, in una maniera tale da sfruttare tutte le potenzialità dell’ambiente e utilizzare tutti gli spazi disponibili. Per esempio, si consiglia di porre la scrivania vicino alle finestre, in modo da utilizzare la luce naturale il più possibile e mettere i raccoglitori con i documenti importanti a portata di mano, così da non perdere tempo per procurarseli.
– Riorganizzare i sistemi di archiviazione. Nell’era della tecnologia, è importante assicurarsi di possedere una duplice copia di tutti i documenti di maggiore importanza e che si prevede di utilizzare in futuro. Per quanto riguarda la copia cartacea, si dovrebbe riorganizzare tutto in raccoglitori e scatole d’archiviazione, mentre per quella digitale è consigliabile creare cartelle online separate per anno o cliente.
– Fare spazio sulla scrivania. Uno dei metodi migliori per riorganizzare un ambiente e renderlo – in questo caso – più produttivo, è quello di iniziare a sbarazzarsi di tutto ciò che è superfluo. Se ci sono fogli, documenti o oggetti come biro non funzionanti sulla vostra scrivania, non esitate a sbarazzarvene. Ogni centimetro di spazio fisico guadagnato, infatti, si traduce in una maggiore chiarezza mentale.
– Riordinare la scrivania. Ora è tempo di occuparsi di ciò che è rimasto dopo questa prima ondata di pulizie. La scrivania può essere liberata ulteriormente spostando tutti i raccoglitori contenenti i documenti più importanti su una libreria, ovviamente disponendoli in ordine alfabetico o di data.
Attraverso i nostri consigli ed un po’ di accortezza nella disposizione dei mobili la vostra azienda non risulterà solo più ordinata e accogliente, ma anche più organizzata e conseguentemente produttiva.