Il segreto per diventare più produttivi in ufficio sta nel mantenere la propria postazione di lavoro sempre organizzata ed efficiente. Indipendentemente dal settore in cui si lavora, passare una giornata in un ambiente caotico e disorganizzato, oltre a rendere il personale più stressato e suscettibile, contribuisce anche a diminuire drasticamente il livello di attenzione e, di conseguenza, la qualità e la quantità di lavoro prodotto. Per questa ragione, abbiamo creato una breve guida per aiutarvi ad arredare l’ufficio ed organizzare il lavoro sfruttando al meglio gli spazi.
Consigli su come progettare un ufficio ben organizzato
Considerare la disposizione dell’ufficio. Immaginate il vostro ufficio come se fosse vuoto o, meglio ancora, se potete procuratevi la planimetria dell’ufficio e da qui iniziate ad ipotizzare la possibile disposizione delle scrivanie e di altri mobili. Solo in questo modo, infatti, vi renderete conto dello spazio reale disponibile e di come gestirlo al meglio.
Conferire un aspetto confortevole all’ufficio
Il passo seguente per organizzare l’ufficio è completarne l’arredamento con accessori e dettagli per dargli un aspetto più distintivo ed accogliente. Cominciate col dare piccoli tocchi di personalità pitturando le pareti con colori tenui e rilassanti, organizzate un’area comune dove si faciliti la comunicazione e, soprattutto, non badate alle spese nell’acquisto di poltrone ergonomiche di qualità.
Massimizzare gli spazi
Assicuratevi che tutti gli oggetti inutilizzati in giro per l’ufficio non intralcino il lavoro quotidiano occupando spazio inutile, magari assegnando uno scatolone per gli oggetti personali a ciascuno collega o scegliendo di utilizzare armadietti, ganci e spogliatoi dove riporre giacche e borsoni della palestra.
Posizionare correttamente le postazioni di lavoro degli impiegati
Dividendo le zone di lavoro per ruolo e mantenendo vicini quegli impiegati che si occupano di uno stesso progetto, si eviteranno inutili perdite di tempo e ingorghi dovuti a possibili frequenti spostamenti. Si tratta di un aspetto logistico che non comporta alcuna spesa, risultando allo stesso tempo di fondamentale importanza per una buona organizzazione del lavoro d’ufficio .
Mantenere la scrivania pulita e in ordine
Al momento di sedersi alla scrivania per iniziare a lavorare, non c’è nulla di più irritante e distraente che trovarla impolverata o con montagne di documenti e cartacce accatastate. Assicuratevi dunque che tutti in ufficio la puliscano alla fine della giornata e che ogni ripiano di lavoro sia fornito di un raccoglitore di documenti, un porta corrispondenza e un portabiglietti da visita. In questo modo, non infonderete solo un maggior senso di appartenenza nei vostri impiegati, ma contribuirete anche ad aumentare il livello di professionalità che la vostra azienda trasmette ai clienti.
Aggiornare le apparecchiature
Sedersi alla scrivania e dover lavorare con una stampante rotta, o con un monitor ed un computer di vecchia generazione e un’hard disk lento e inaffidabile, non invoglia sicuramente a lavorare. Non esitate quindi nel rinnovare i vostri prodotti tecnologici, perché funzionalità è spesso sinonimo di rapidità ed efficienza. Sempre per lo stesso motivo, pensate anche ai benefici che l’acquisto di una stampante multifunzione potrebbe avere: riduzione dello spazio occupato, compattezza e meno viaggi verso la stampante.
Usare dei fermacarte per tenere i cavi a portata di mano
Se anche la vostra postazione di lavoro assomiglia alla scrivania media, sarà probabilmente piena di cavi USB attorcigliati, solitamente utilizzati per caricare cellulari o scaricare foto sul pc. Per risolvere in una maniera semplice il problema e mettere tutto in ordine, potreste attaccare alcune clip fermacarte al bordo della scrivania.
Usare segnapagina colorati per riconoscere i cavi facilmente
Anche i cavi possono confondersi e, per non perdere tempo cercando di identificarli, provate a organizzarli utilizzando dei segnapagina colorati per etichettarli. Vi si presentano due opzioni: affidarvi a colori differenti o scrivere sulle singole linguette per ricordarvi quali sono.
Concentrarsi sull’archiviazione
Soprattutto nei periodi più intensi e quando le scadenze si avvicinano, risulta di particolare importanza una massima cura nell’organizzazione del lavoro d’ufficio. Assicuratevi quindi che i vostri documenti siano ben disposti in da inserire in pratici
Migliorare l’ambiente
Nessuno al mondo potrebbe lavorare per otto ore consecutive mantenendo inalterati i livelli di concentrazione e produttività. Per questo, consigliamo di creare un ambiente confortevole introducendo piccoli oggetti, come piantine, quadri e foto che spezzino con l’aspetto standardizzato della maggior parte degli uffici e diano un tocco di personalità all’ambiente circostante.
Come abbiamo visto, esistono davvero tanti modi per incrementare la produttività del vostro personale attraverso alcuni accorgimenti nell’organizzazione dell’ufficio. Nonostante ciò, non dovete necessariamente adottarli tutti, cominciate scegliendone un paio e noterete immediatamente la differenza nell’attitudine positiva dei vostri impiegati.