Spesso si sottovaluta l’effetto degli spazi di lavoro sulla produttività in azienda. Un ufficio poco organizzato può portare gli impiegati ad essere meno produttivi, con spreco di tempo e di risorse. Non solo, un ambiente in disordine può causare una diminuzione dell’energia e della concentrazione dei lavoratori, oltre che una riduzione dello spirito di squadra, della creatività e dell’innovazione.
App e prodotti per mantenere l’ufficio efficiente e produttivo
Per fortuna, oggi, utilizzando la tecnologia a proprio vantaggio, si può davvero fare la differenza e mantenere l’ufficio sempre efficiente e produttivo. Basta adottare alcuni semplici strumenti e introdurre le soluzioni tecnologiche più adatte alle proprie esigenze.
Investire nell’acquisto di alcuni strumenti e dispositivi può essere un ottimo modo per aumentare la produttività del vostro ufficio. Si va dai sistemi di archiviazione e stoccaggio, ai dispositivi elettronici più avanzati, fino alle app per la gestione aziendale. Tutte queste soluzioni possono aiutare a ridurre il disordine e a massimizzare lo spazio, nonché a creare un ufficio più eco-compatibile.
Strumenti per mettere (e mantenere) in ordine l’ufficio
Se volete mantenere in ordine l’ufficio e migliorare l’organizzazione del lavoro, non potrete fare a meno di alcuni strumenti pensati appositamente per l’azienda. Concedetevi un po’ di tempo per ridurre il caos e riordinare l’ufficio: può essere un modo per razionalizzare il processo produttivo e aumentare la produttività nel tempo.
Armadi per archivio – Mantenete tutto in ordine e a portata di mano creando un archivio. Il metodo dei codici colore è perfetto per tenere insieme alcuni progetti o documenti.
Etichettatrici – Se ogni giorno dovete orientarvi tra documenti, cartelle e raccoglitori, un’etichettatrice potrebbe risultare indispensabile. Potete etichettare tutto, dalle mensole agli schedari.
Portacorrispondenza – Se la vostra scrivania si è ridotta a un’accozzaglia di fogli o avete a che fare con documenti importanti, come le fatture, utilizzate un porta corrispondenza per creare un semplice sistema “fatto/da fare”.
Distruggi documenti – Un altro utile strumento per mantenere sotto controllo le vostre pratiche in formato cartaceo è un distruggi documenti. È facile accumulare pratiche non più necessarie, che finiscono con il formare pile di fogli sulla nostra scrivania. Un distruggi documenti è un utile strumento per sbarazzarsi delle scartoffie e smaltire i documenti confidenziali, aumentando la sicurezza dei dati aziendali.
Computer e apparecchiature elettroniche
I computer e le apparecchiature elettroniche permettono di avere un ufficio più organizzato e aumentano l’efficienza in generale dello spazio di lavoro. Poiché permettono di diminuire i documenti cartacei, portano ad una riduzione del disordine e all’aumento dello spazio disponibile. I più diffusi dispositivi elettronici che si trovano negli uffici sono:
Smartphone – Permettono la massima connettività ovunque ci troviamo, ovviamente anche in ufficio. Con i moderni smartphone leggere le email è diventata un’operazione davvero facile e a portata di mano, così come salvare i documenti online, magari per modificarli dopo al computer risparmiando tempo prezioso.
Scanner – Utilissimi per convertire velocemente file cartacei in digitali, sia in bianco e nero che a colori, e creare PDF.
Stampanti multifunzione – Stampare, fotocopiare e scannerizzare documenti: tutto in un unico dispositivo che permette di risparmiare tempo e soprattutto spazio sulla vostra scrivania.
Stampanti wireless: permettono di stampare da qualsiasi punto dell’ufficio e da qualsiasi dispositivo, smartphone e tablet compresi, eliminando completamente i fastidiosi cavi di connessione.
Il cloud per aumentare la produttività
La tecnologia cloud, che consente di salvare online documenti e file di ogni tipo, è utilissima per fare il backup dei dati e archiviare i documenti in formato digitale. Questi servizi aumentano l’organizzazione perché evitano la stampa di molti fogli, e permettono la modifica dei documenti da dispositivi diversi (ad esempio sia dal computer che dallo smartphone) e da più persone dell’ufficio, se condivisi. Tra i servizi cloud più utilizzati c’è sicuramente Google Drive, che è accessibile semplicemente creando un account e dà accesso ad uno spazio di archiviazione gratuito. Servizi simili sono anche DropBox, che salva i file semplicemente trascinandoli nella cartella dedicata, e OneDrive di Microsoft.
App e programmi utili
Esiste un’applicazione per tutto e ce ne sono molte dedicate esclusivamente al miglioramento dell’organizzazione del lavoro. Le app e i software per aumentare la produttività possono facilitare alcune operazioni e contribuire a tenere traccia dei progressi. Presentano il vantaggio di aiutare a ridurre gli sprechi di carta e il disordine nella postazione di lavoro e, in più, sono accessibili anche fuori dall’ufficio, quando magari siamo da un cliente.
PDF Editor di Canva – Se avete bisogno di modificare documenti e file in PDF velocemente, senza iscrivervi a nessun tipo di abbonamento, potete utilizzare lo strumento di PDF Editor di Canva. L’interfaccia è intuitiva ed è user friendly, vi basterà caricare il vostro file e gli elementi stessi del documento diventeranno dinamici (sia testo che immagini) così da permettervi una modifica rapida.
OmniFocus – Questa pratica app per l’organizzazione della giornata può aiutarvi a mantenere separate la vostra vita privata e professionale, permettendovi di inserire le vostre attività quotidiane e dividerle in categorie. Compatibile con la maggior parte dei dispositivi Apple, permette di visualizzare il lavoro sotto svariate prospettive, suddividendolo ad esempio in casalingo, d’ufficio e personale, così da tenere tutto facilmente sotto controllo. Utile per aggiornare gli impegni, monitorare gli obiettivi e organizzare le priorità.
Things 3 – Potrebbe essere la soluzione che fa per voi se volete gestire in modo più efficiente qualsiasi progetto, non solo legato all’azienda, dalla pianificazione degli appuntamenti fino all’organizzazione della vostra giornata. Questa è una delle migliori app per la gestione del lavoro, in grado di visualizzare gli eventi futuri o spuntare le fasi realizzate di un progetto, per tenere tutto sotto controllo.
Business Calendar Pro – Passate continuamente da una riunione all’altra mentre cercate di incontrare un cliente? Questa app vi aiuterà a gestire il vostro tempo destreggiarvi in una giungla di attività.
Password Reminder Apps – Alcune applicazioni, come LockBox e eWallet, consentono di catalogare e salvare le password sullo smartphone.
Camcard e Cardmunch – Queste app sono pensate per catalogare e tenere organizzati i contatti di tutte le persone nuove che conosciamo e che ci danno il loro biglietto da visita. Dopo aver digitalizzato la foto di un biglietto da visita, salvano i dati direttamente nei contatti del telefono.
WeTransfer – Dovete mandare dei file, delle foto o un video a un collega? Non importa che si trovi nell’ufficio accanto o dall’altra parte del mondo, con WeTransfer è davvero semplicissimo. Basta andare sul sito, inserire il proprio indirizzo email, quello del destinatario e aggiungere i file da trasferire. Al resto ci pensa WeTransfer, che farà arrivare un’email al vostro collega con il link per scaricare i file, mentre manderà a voi un’email di conferma del download.
Come abbiamo visto, esistono davvero moltissimi modi e strumenti per mantenere in ordine l’ufficio e contribuire ad aumentare la produttività.
Quindi… basta rinviare! Iniziate oggi stesso a riorganizzare il vostro ufficio con queste semplici idee e prodotti. Renderete il vostro ambiente di lavoro, e voi stessi, davvero più produttivi.