Nonostante la comunicazione digitale sia in continua espansione, le spese per la gestione dei documenti cartacei non sono in diminuzione. Come saprete, i costi di stampa possono pesare sui bilanci della vostra azienda se non vengono monitorati e compresi nel modo corretto.
Come ridurre i costi di stampa?
Per facilitare le cose, abbiamo elaborato una semplice formula che potete usare per calcolare il costo di stampa per pagina. Vi aiuterà ad avere il controllo sulle vostre spese di stampa e a decidere se la cartuccia che avete scelto sia abbastanza economica.
Per applicare questa formula dovrete determinare la resa per pagina delle vostre cartucce inkjet, ossia quante pagine è in grado di stampare la vostra cartuccia. Di solito, si può trovare quest’informazione sul sito del produttore della vostra stampante, insieme ai dettagli relativi al prezzo.
Per i vostri calcoli riguardanti la stampa in bianco e nero avrete solo bisogno di sapere il prezzo della cartuccia d’inchiostro nero, mentre per la stampa a colori dovrete inserire il prezzo di tutte le cartucce: nero, ciano, magenta e giallo. Una volta ottenuta quest’informazione, potete inserirla nella formula e calcolare i vostri costi di stampa per pagina.
Oltre a questo strumento, eccovi altri consigli per aiutarvi a ridurre i costi di stampa in azienda:
1. È davvero necessario premere il tasto stampa?
Prima di premere il tasto stampa, considerate se avete davvero bisogno di una copia fisica del documento. Assicuratevi anche di utilizzare il tasto anteprima prima di stampare i documenti. Potete risparmiarvi una doppia stampa semplicemente controllando possibili errori di battitura o di formato.
2. State usando il miglior formato?
In alcuni casi, si possono ridurre i costi di stampa semplicemente modificando il formato della vostra pagina. Diminuendo gli spazi bianchi sui vostri documenti ed introducendo margini leggermente più piccoli, potete ottenere il massimo da ogni pagina che stampate. In alternativa, date un’occhiata ai settaggi dei vostri documenti e stampate fronte-retro per dimezzare il numero di fogli.
3. Interno o esterno?
Provate a usare la carta giusta a seconda delle vostre necessità. Per documenti esterni dall’aspetto professionale, usate una carta di qualità per un sicuro effetto duraturo. Per documenti interni, invece, riducete l’uso d’inchiostro e toner, così come di carta, impostando la vostra stampante in modalità bozza. Questo metodo utilizza meno inchiostro ed è adatto a stampe meno importanti. Dopodiché, non dovrete fare altro che re-impostare la vostra stampante sulla modalità qualità foto per produrre documenti esterni.
4. State usando l’inchiostro corretto?
Grazie alla nostra formula potete davvero vedere la differenza che esiste tra stampe in bianco e nero e a colori. Fate risparmiare la vostra azienda optando per la stampa in bianco e nero di documenti destinati all’uso interno, utilizzando le cartucce a colori solo per quei documenti che richiedono un maggior livello qualitativo, come i documenti destinati all’uso esterno.
5. Possedete la stampante giusta?
Potreste pensare che state risparmiando soldi non investendo in una stampante nuova. Al contrario, acquistando un modello più aggiornato potrete davvero risparmiare nel lungo termine e rendere il vostro processo di stampa un po’ più scorrevole. Perché? Perché le vecchie stampanti rispetto a quelle più moderne tendono ad essere meno efficienti sia in termini d’inchiostro che di carta.
Seguendo questi consigli e utilizzando il nostro semplice calcolatore di costi, potete introdurre un processo di stampa più efficiente dal punto di vista economico nella vostra azienda. Non siete sicuri quale inchiostro sia adatto alla vostra azienda? Usate il nostro ink e toner finder per trovare l’inchiostro perfetto per le vostre necessità di stampa.