Informativa sul trattamento dei dati personali di clienti e utenti del sito
Identità del Titolare
Il Titolare del trattamento è la società Mondoffice S.r.l. (nel seguito indicata anche come Mondoffice) con sede in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI), nella persona del suo Amministratore Delegato pro tempore.
Identità del Responsabile della Protezione dei Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati è Alice Siciliano, Group Data Protection Officer, per la carica domiciliato in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI) Per informazioni o chiarimenti scrivere a info@mondoffice.com
Fonte dei dati e tipologia dei dati raccolti
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a. Mondoffice raccoglie i dati personali forniti su base volontaria dall'utente al momento della registrazione sul sito Web o quando quest'ultimo esegue una transazione tramite il sito Web, oltre ad altri dati personali associati all'elaborazione degli ordini. Poiché Mondoffice opera nel segmento B2B e propone prodotti di utilità per chiunque svolga un’attività di business o istituzionale (ditte individuali, liberi professionisti, piccole e medie imprese ed enti pubblici), la sua politica commerciale prevede opportunità, sconti e benefici concreti per chi si iscrive sul sito che vengono comunicati al soggetto che si registra tramite invio di email. I dati personali includono: Titolo, nome e cognome, nome aziendale, numero di partita IVA (se pertinente), data di nascita, sesso, indirizzo e-mail, nome utente e password, indirizzo di spedizione e fatturazione (inclusi codice postale, città e Paese), numero di telefono e fax, tipo e quantitativo dei prodotti ordinati, data dell'ordine, stato di evasione degli ordini, data e ora della consegna del servizio, valore dell'ordine, valuta, informazioni di pagamento (numero e data di scadenza della carta di credito), richieste di resi o offerte per l'utente e le seguenti informazioni fornite su base volontaria dall'utente: modalità con cui si è venuti a conoscenza del sito Web, dati aziendali, numero di dipendenti e, per i clienti aziendali, data di fondazione dell'azienda (complessivamente "dati sulle transazioni").
b. Mondoffice raccoglie anche dati sull'uso del sito Web da parte dell'utente, quali indirizzo IP, i prodotti visualizzati e quelli salvati nel carrello della spesa; se l'utente giunge al sito Web tramite una pagina di rimando o un collegamento presente in un'e-mail promozionale o pubblicità su un altro sito Web che reindirizza al sito Web di Mondoffice; l'azienda può, inoltre, raccogliere informazioni sulla pagina di rimando e sull'e-mail promozionale o pubblicità mirate insieme all'indirizzo IP dell'utente per analizzare l'efficacia delle operazioni di marketing (complessivamente "dati sull'uso").
Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati dal Titolare del trattamento per:
1. I dati sulle transazioni saranno usati per elaborare gli ordini, gestire i pagamenti, comunicare con l'utente in merito all'ordine, gestire resi di prodotti, richieste di assistenza da parte dei clienti ed eseguire il ritiro dei prodotti. Saranno altresì utilizzati per acquisire dati e informazioni precontrattuali; scambiare informazioni finalizzate all’esecuzione del rapporto contrattuale, ivi comprese le attività pre e post contrattuali; formulare richieste o evadere richieste pervenute; gestire la contabilità e gli adempimenti fiscali.
2. I dati sulle transazioni saranno usati anche per inviare all'interessato messaggi personalizzati o inviti a recensire i prodotti; i dati sull'uso, nel caso di clienti registrati, verranno usati insieme ai dati sulle transazioni (fatta eccezione per le informazioni di pagamento) per mostrare prodotti personalizzati sul sito Web in base agli interessi espressi dall'utente.
3. Al fine di rendere concretamente utili le comunicazioni marketing e la newsletter inviati all’utente, i dati sulle transazioni e i dati sull'uso del sito verranno analizzati da Mondoffice per inviare comunicazioni commerciali personalizzate in base alle preferenze indicate.
4. Infine, i dati saranno utilizzati per gestire e controllare i rischi, prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze; prevenire e gestire possibili contenziosi, adire le vie legali in caso di necessità.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento è la seguente:
- il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, per quanto concerne i trattamenti elencati al punto 1);
- l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità, per quanto concerne i trattamenti elencati al punto 2);
- esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e legittimo interesse del titolare (la massimizzazione dell’efficacia delle comunicazioni), per quanto concerne i trattamenti elencati al punto 3);
- il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento (tutela e prevenzione di frodi e insolvenze), per quanto concerne i trattamenti elencati al punto 4).
Destinatari dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non sono diffusi, ovvero non ne viene data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Possono, invece, essere comunicati ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare, o a soggetti autorizzati al trattamento in quanto operanti sotto l’autorità del titolare del trattamento. A tale proposito, Mondoffice ha incaricato dei fornitori di servizi terzi in relazione al funzionamento del sito Web, quali fornitori di servizi di hosting, fornitori di servizi di marketing e siti Web, fornitori di servizi di manutenzione IT, servizi di spedizione e servizi di verifica dell'IVA, nonché fornitori di servizi che consentono l'integrazione nel sito Web di altre funzioni che l'utente può usare a sua discrezione, ad esempio lo strumento di chat e la funzione di recensione dei prodotti. A tali fornitori di servizi, designati in qualità di Responsabili del trattamento, vengono forniti solo i dati personali di cui hanno bisogno per erogare i corrispettivi servizi e non è loro concesso di usare o divulgare i dati personali degli interessati per altri scopi, senza previa autorizzazione dell'interessato.
Se l'interessato richiede l'invio di comunicazioni di marketing e della newsletter di Mondoffice, il suo nome, indirizzo e-mail e altri dati sulle transazioni e sull'uso verranno condivisi con Staples International B.V per consentire di analizzare gli interessi dell'utente e inviare comunicazioni commerciali personalizzate in base alle preferenze indicate.
I dati sulle transazioni dell'utente vengono condivisi con Staples International B.V per consentire a quest'ultima di gestire eventuali ritiri di prodotti e affinché il gruppo Staples Solutions possa contattare l'utente in questa evenienza.
In particolare, possono essere comunicati alla società Capo Gruppo Staples International B.V che esercita le funzioni di coordinamento e controllo.
Possono inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di evasione degli ordini o di altre richieste o di prestazioni di servizio relativi alla transazione o al rapporto contrattuale con il Titolare, debbano fornire beni e/o eseguire su incarico del Titolare prestazioni o servizi. Infine, possono essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.
In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, alcuni lavoratori sono stati legittimati a trattare i dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare.
Trasferimento dei dati
In nessun caso il Titolare del trattamento trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali.
Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.
Conservazione dei dati
Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistica e fiscale.
Diritti dell’interessato
Con riferimento agli artt. 15 – diritto di accesso, 16 - diritto di rettifica, 17 – diritto alla cancellazione, 18 – diritto alla limitazione del trattamento, 20 – diritto alla portabilità,21 – diritto di opposizione, 22 diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR 679/16, l’interessato esercita i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo sopra riportato, oppure a mezzo email, specificando l’oggetto della sua richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.
Il Titolare ricorda in particolare che ogni soggetto interessato può esercitare il diritto di opposizione nelle forme e nei modi previsti dall’art. 21 GDPR. Ulteriori informazioni sui diritti dell’interessato sono consultabili al fondo della presente sezione o possono essere richieste all’indirizzo info@mondoffice.com
Revoca del consenso
Con riferimento all’art. 7 del GDPR 679/16, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato.
Tuttavia, alcuni trattamenti oggetto della presente informativa (punti 1) e 4)) sono leciti e consentiti, anche in assenza di consenso, in quanto necessari all’esecuzione di un contratto di cui è parte l’interessato, o all’evasione di sue richieste oppure a perseguire legittimi interessi del titolare del trattamento.
La revoca del consenso, ove applicabile, può limitare o compromettere le modalità di interazione e di comunicazione del cliente o utente con il titolare Mondoffice.
Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza.
Rifiuto al conferimento dei dati
Gli interessati non possono rifiutarsi di conferire al Titolare i dati personali necessari per ottemperare le norme di legge che regolamentano le transazioni commerciali e la fiscalità.
Il conferimento di ulteriori loro dati personali potrebbe essere necessario per migliorare la qualità e l’efficienza della transazione.
Pertanto, il rifiuto al conferimento dei dati necessari per legge impedirà l’evasione degli ordini. Gli ulteriori dati indicati al punto a) del paragrafo “Fonte dei dati e tipologia di dati raccolti” vengono forniti su base volontaria; tuttavia se l’interessato dovesse decidere di non fornire i dati richiesti, Mondoffice potrebbe non essere in grado di fornire i servizi, consentire il completamento della transazione tramite il sito Web o elaborare l'ordine.
I dati indicati al punto b) dati vengono forniti volontariamente dall’interessato e, qualora decidesse di non fornire i dati richiesti, la fornitura dei prodotti e dei servizi non ne risulterà compromessa.
Processi decisionali automatizzati
GIl Titolare non effettua trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati sui dati delle persone fisiche, se non quelli indicati al paragrafo “Destinatari dei dati” relativamente a chi richiede l'invio di comunicazioni di marketing e della newsletter.