Informativa per chi chiama il Contact Center

Testo aggiornato al 14/07/2023

La presente informativa viene resa alle persone che chiamano il “Contact Center”, ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.

Identità del Titolare

Il Titolare del trattamento è la società Mondoffice S.r.l. (nel seguito indicata anche come Mondoffice) con sede in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI), nella persona del suo Amministratore Delegato pro tempore.

Identità del Responsabile della Protezione dei Dati

Il Responsabile della Protezione dei Dati è Alice Siciliano, Group Data Protection Officer, per la carica domiciliato in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI) Per informazioni o chiarimenti scrivere a info@mondoffice.com

Fonte dei dati

I dati personali vengono conferiti spontaneamente dall’interessato nel corso della telefonata.

Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per evadere le richieste formulate telefonicamente dagli utenti al fine di ottenere servizi di manutenzione e di assistenza su impianti, sistemi e collegamenti; servizi di installazione, di consegna di prodotti e apparati; segnalazione guasti, richieste di informazioni di vario genere. Inoltre, le telefonate sono registrate al fine di migliorare la qualità dei principali processi di Contact Center ed orientare più efficacemente la formazione del personale.

Base giuridica del trattamento

Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (l’evasione delle richieste telefoniche).

Legittimo interesse del Titolare (la registrazione delle telefonate).

Destinatari dei dati

I dati personali trattati dal Titolare non sono diffusi, ovvero non ne viene data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Possono, invece, essere comunicati ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare, ai soggetti esterni che con esso collaborano designati in qualità di Responsabili del trattamento o autorizzati al trattamento in quanto operanti sotto l’autorità del titolare del trattamento. In particolare, possono essere comunicati alla società Capo Gruppo Staples International B.V che esercita le funzioni di coordinamento e controllo.

Possono inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di evasione degli ordini o di altre richieste o di prestazioni di servizio relativi alla transazione o al rapporto contrattuale con il Titolare, debbano fornire beni e/o eseguire su incarico del Titolare prestazioni o servizi. Infine, possono essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.

In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, alcuni lavoratori sono stati legittimati a trattare i dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare.

Trasferimento dei dati

In nessun caso il Titolare del trattamento trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.

Conservazione dei dati

Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistica e fiscale.

Diritti dell’interessato

Con riferimento agli artt. 15 - diritto di accesso, 16 - diritto di rettifica, 17 - diritto alla cancellazione, 18 - diritto alla limitazione del trattamento, 20 - diritto alla portabilità, 21 - diritto di opposizione, 22 diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR, l’interessato esercita i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo sopra riportato, oppure a mezzo e-mail a info@mondoffice.com specificando l’oggetto della sua richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta. In alternativa è possibile inoltrare la richiesta tramite un form on line cliccando qui.

Il Titolare ricorda in particolare che ogni soggetto interessato può esercitare il diritto di opposizione nelle forme e nei modi previsti dall’art. 21 GDPR.

Revoca del consenso

Con riferimento all’art. 7 del GDPR 679/16, l’interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento. Si evidenzia tuttavia che i trattamenti oggetto della presente informativa sono leciti e consentiti anche in assenza di consenso. In ogni caso, il consenso può essere negato chiudendo la telefonata.