Informativa sul trattamento dei dati personali mediante chat online e chat Whatsapp Business
Testo aggiornato al 14/07/2023
Identità del Titolare
Il Titolare del trattamento è la società Mondoffice S.r.l. (nel seguito indicata anche come Mondoffice) con sede in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI), nella persona del suo Amministratore Delegato pro tempore.
Identità del Responsabile della Protezione dei Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati è Alice Siciliano, Group Data Protection Officer, per la carica domiciliato in Via per Gattinara, 17 – 13851 Castelletto Cervo (BI) Per informazioni o chiarimenti scrivere a info@mondoffice.com
Fonte dei dati e tipologia dei dati raccolti
La piattaforma di chat online comporta la raccolta di dati personali, forniti su base volontaria dall'utente.
Per accedere al servizio chat è sufficiente inserire il proprio nome o nickname nel form di accesso mentre per accedere alla chat di Whatsapp Businees è sufficiente inquadrare il Qr-code o scrivere al numero indicato.
I dati trattati vengono forniti dall’interessato al momento dell’accesso alla chat e sono: il numero di telefono (solo per whatsapp), eventualmente il nome e cognome dell’utente o il nickname e il contenuto dei messaggi presenti sulla chat.
Finalità del trattamento
Le informazioni raccolte sono necessarie per il funzionamento della piattaforma di chat e per consentire agli operatori di fornire un'assistenza personalizzata, rispondere alle richieste degli utenti, e monitorare e migliorare la qualità del servizio.
Mondoffice non usa le informazioni ottenute tramite la piattaforma di chat per scopi di marketing, salvo previo consenso. In questo caso specifico, i dati verranno trattati al fine di inviare comunicazioni commerciali e iniziative promozionali.
Si precisa che i dati potranno essere altresì utilizzati al fine di elaborare statistiche anonime in forma aggregata al fine di migliorare la qualità del servizio.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento è la seguente: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
Più precisamente, visti gli artt. 6 e 7 GDPR 679/16 la scelta di attivare la chat costituisce libera manifestazione del consenso mediante azione positiva inequivocabile al trattamento dei dati personali quali i cookies di navigazione, i precedenti acquisti, il carrello degli acquisti in atto, le pagine visitate.
Le basi giuridiche del trattamento sono le seguenti:
1. Esecuzione di misure pre-contrattuali e contrattuali adottate su richiesta dell’utente a ricevere assistenza da parte di un operatore (customer care);
2. Il consenso esplicito mediante accettazione espressa per la ricezione di comunicazioni marketing;
Modalità di Trattamento dei Dati
I dati forniti verranno trattati con il supporto di mezzi informatici e telematici necessari al corretto funzionamento della piattaforma.
Per quanto riguarda la chat è prevista una consulenza di primo livello gestita dal chatbot MIA, ed una eventuale consulenza di secondo livello a cura delle operatrice del nostro Customer Care.
Per quanto riguarda il trattamento che avviene attraverso l’utilizzo dell’applicazione Whatsapp Business, si richiamano a tal proposito i termini e le condizioni relative al trattamento dei dati personali consultabili qui
Destinatari dei dati
I dati personali trattati dal Titolare non sono diffusi, ovvero non ne viene data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Possono, invece, essere comunicati ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare, ai soggetti esterni che con esso collaborano designati in qualità di Responsabili del trattamento o autorizzati al trattamento in quanto operanti sotto l’autorità del titolare del trattamento.
Possono inoltre essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di evasione degli ordini o di altre richieste o di prestazioni di servizio relativi alla transazione o al rapporto contrattuale con il Titolare, debbano fornire beni e/o eseguire su incarico del Titolare prestazioni o servizi. Infine, possono essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, alcuni lavoratori sono stati legittimati a trattare i dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare.
Più precisamente i dati verranno acquisiti e trattati dalla società Live Help a cui è stato affidato il servizio di gestione e conservazione della chat in qualità di Responsabile del Trattamento.
Trasferimento dei dati
In nessun caso il Titolare del trattamento trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali. Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.
In nessun caso il Titolare del Trattamento trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali.
Tuttavia, posto che i dati verranno trattati nell’ambito dei servizi di Whatsapp si rimanda ai termini e alle condizioni di servizio consultabili qui
Conservazione dei dati
Il Titolare del trattamento memorizza i contenuti delle chat e qualsiasi eventuale feedback successivo per il tempo strettamente necessario a fornire i servizi all'utente (massimo 12 mesi per le chat on line– 6 mesi per le chat di whatsapp business).
Mentre i dati utilizzati ai fini marketing mediante consenso vengono conservati fino a revoca.
Diritti dell’interessato
Con riferimento agli artt. 15 - diritto di accesso, 16 - diritto di rettifica, 17 - diritto alla cancellazione, 18 - diritto alla limitazione del trattamento, 20 - diritto alla portabilità, 21 - diritto di opposizione, 22 diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR, l’interessato esercita i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo sopra riportato, oppure a mezzo e-mail a info@mondoffice.com specificando l’oggetto della sua richiesta, il diritto che intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta. In alternativa è possibile inoltrare la richiesta tramite un form on line cliccando qui.
Il Titolare ricorda in particolare che ogni soggetto interessato può esercitare il diritto di opposizione nelle forme e nei modi previsti dall’art. 21 GDPR.
Revoca del consenso
Ai sensi dell’art. 7 GDPR, l’utente può in ogni momento revocare il consenso eventualmente espresso per la finalità di marketing legata alle attività proattive veicolate dallo strumento Whatsapp Business scrivendo direttamente in chat o all’indirizzo mail info@mondoffice.com o telefonando al nostro customer center 0161/880880.
La revoca del consenso comporta l’interruzione di invio di comunicazioni marketing tramite chat, fatta salva la liceità dei trattamenti posti ante-revoca.
Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza.
Rifiuto al conferimento dei dati
Le informazioni sono necessarie per il funzionamento della piattaforma di chat e per consentire agli operatori di fornire un'assistenza personalizzata, rispondere alle richieste degli utenti e monitorare e migliorare la qualità del servizio. Mondoffice non usa le informazioni ottenute tramite la piattaforma di chat per scopi di marketing, ad eccezione di quelli connessi al consenso eventualmente prestato.
I dati vengono conferiti su base facoltativa, resta inteso che il mancato conferimento degli stessi implichi l’impossibilità di prendere in carico le richieste e ricevere assistenza.
Processi decisionali automatizzati
Il Titolare effettua questi trattamenti solo a seguito di espressa richiesta formulata dall’interessato in occasione di accesso ai sistemi di chat online.